Yang Harus Diperhatikan Saat Menyimpan Arsip

Dokumen di kantor yang dibiarkan terlalu lama, akan menumpuk di meja sehingga dapat mengganggu ruang gerak Anda. Untuk itu diperlukannya kiat-kiat khusus untuk menata dan menyimpan arsip-arsip tersebut agar rapih dan tersimpan dengan baik. Salah satu manfaat arsip yang tersusun dengan baik ialah, Anda dapat dengan mudah mencarinya pada saat diperlukan nanti.

Menggunakan jasa penataan arsip tentunya dapat menghemat waktu dan mempermudah, namun jika ingin melakukannya sendiri, berikut beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penyimpanan arsip.

1. Rak

Hal pertama yang harus diperhatikan saat menyimpan arsip adalah rak yang dipakai. Usahakan material rak terbuat dari bahan metal sehingga tidak mudah berkarat. Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip. Sebaiknya jarak antara rak dan tembok 70-80 cm, sementara jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang lainnya 100-110 cm. Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses dan terlindung dari hama.

2. Boks Tempat Penyimpanan

Selanjutnya perhatikan boks tempat penyimpanan arsip. Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan. Hindari penggunaan boks dari bahan plastic karena menyebabkan lembab. Pencegahan dan penanggulangan dari bahaya serangga dapat dilakukandengan menggunakan kapur barus, tymol fostoxin, paradecrolobensin.

Menjaga kebersihan ruangan dengan tidak dipernenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang penyimpanan arsip. Serta tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.

3. Cahaya dan Penerangan

Cahaya dan penerangan tempat penyimpanan arsip merupakan hal yang tidak boleh disepelekan. Cahaya penerangan tidak boleh kontras serta sinar matahari secara langsung tidak boleh mengenai arsip. Hal tersebut dapat membuat arsip menjadi cepat rusak dengan mengakibatkan kertas yang menguning. Pencahayaan yang langsung menembus jendela dapat diakali dengan penggunaan gorden yang menyerap cahaya atau memantulkan cahaya keluar.

4. Suhu dan Kelembaban

Selain cahaya dan penerangan suhu dan kelembaban ruang tempat penyimpanan arsip juga harus dijaga. Rak arsip juga harus diberi sirkulasi pertukaran udara yang cukup, pastikan penyimpanan rak arsip tidak padat. Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar, serta menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%. Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.

5. Keamanan Arsip

Selain hal-hal yang disebutkan di atas, kamandan arsip juga perlu dipikirkan ya ini dalam hal pencegahan api atau kebakaran. Pastikan terdapat alarm kebakaran di ruang penyimpanan arsip, alat pemadam kebakaran berbentuk fire fight system, serta tersedianya hydran di luar gedung tempat penyimpanan arsip. Lakukan fumigasi secara berkala agar menghindari arsip dari jamur rayap maupun serangga mengganggu lainnya.

Beberapa tips di atas harus diperhatikan pada saat penyimpanan arsip. Menjaga arsip agar tetap awet dan rapih sehingga bermanfaat jika diperlukan di masa yang akan datang